Funciones de Trámite Documentario

Funciones de Actas y Certificados

Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.

Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los procesos:

• Recepción, registro, clasificación y distribución, de los documentos que ingresan o son derivados.
• Registro, codificación y distribución de las Resoluciones y otros documentos. Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones. Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y Certificados. Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y otros. Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a Dirección. Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le derivan. Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia. Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los Equipos a su cargo o que obran en el archivo general como: - Informes técnicos sobre casos específicos. - Copias de documentos del archivo como: Resoluciones, Informes, etc. - Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de títulos profesionales. - Copias de Actas de Evaluación Final, de Recuperación o exámenes de cargo, que soliciten por desaparición, pérdida o deterioro de los mismos. Orientar y asesorar según las normas casos como: Rectificaciones de Apellidos y Nombres, Aprobación de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, Autorización de exámenes aplazados, subsanación, convalidación o revalidación de estudios. Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o por su cargo. Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas, Títulos, etc. Otras que se le asigne o encargue.

Registrar, folear, clasificar los expedientes derivados sobre Evaluación del Educando e inscripción de Títulos Profesionales de Institutos Superiores.

Transcribir o emitir copias de documentos del archivo a su cargo, para la respectiva visación o autenticación por el Especialista Administrativo.

Orientar en asuntos de su competencia.

Expedir certificados de estudios de las Instituciones Educativas ubicadas fuera de la localidad de Cajamarca, como de los centros clausurados o que momentáneamente no funcionan.

Adoptar medidas para la organización y conservación del archivo a su cargo.

Emite informes y otros documentos sobre asuntos de su competencia.

Otras funciones que se asigne o encargue.